【保存版】駐在員が教える英語の会議で使えるフレーズ集

海外で働く

こんにちは、ぽNた(@LDNYoko_N)です!

ロンドン駐在中に出会った三人組が、資産形成に奮闘する当ブログでは様々な「若手×海外×資産形成」のコンセプトの下、資産形成やキャリア形成、その他海外生活でのあれこれをお届けしています。

海外駐在員になった皆さんや、海外の顧客と話す皆さんは英語での会議の進行を任されることも今後多くあるかと思います。

英語の会議でよく使えるフレーズを抑えて、苦手意識を無くして駐在生活をバリバリと楽しんでまいりましょう!

英語での会議の流れ

英語での会議の流れはおおむね以下の通りです。

  • 会議の開始 
  • 本題に入る 
  • 討議に入る 
  • 賛成・反対の表明
  • 会議の終了
Dの名を持つもの
Dの名を持つもの

英語での会議とはいっても大まかな流れは日本での会議と大きく変わらないね。

Lリーマン
Lリーマン

違いがあるとしたら、賛成や反対などの明確なポジション表明かな?日本での会議ではあまり多くないイメージだよね。

英語の会議で使えるフレーズ集

以下、会議におけるそれぞれの場面で使えそうなフレーズを集めてみましたので、会議開催時の参考にしてみてください。使えるフレーズは、太字のパートです。

会議の開始 <スモールトーク・自己紹介・議題/資料の確認>

会議の開始は日本での会議と同様です。

スモールトーク(会議に入る前のアイスブレーク的な会話※参加者の確認前でも可)

オフィシャルな会議に入る10分程度前には、ミーティングルームもしくはオンライン会議システム上に参加者が集まっていることでしょう。その間、当たり障りのないスモールトークをすることが多くあります。

Good to see you Mr./Ms.〇〇 (〇〇-san,)again. It's been a while. How have you been?
また、お会いできて光栄です〇〇さん。しばらくぶりですね。お元気でしたか?

この質問をすると、先方の調子を述べた後、「あなたはどうですか」といった趣旨の質問をされますが、深い意味はありません。”Very well thank you.”等でさらっと流して会話に入るとよいでしょう。

How was your flight? / Did you sleep well last night? / How's your stay in Tokyo so far?
フライトはいかがでしたか?/ 昨夜はよく眠れましたか?/ ここまでの東京滞在はいかがですか?
So, what do you think of our weather? / How was the weather back home?
ちなみに、こちらの天気はどう思いますか?

長旅への気遣いの会話や天気の会話はスモールトークに持ってこいと言えるでしょう。

Webの場合、時差等も考慮して以下のように会話することもできます。

Thank you for joining to the meeting in early morning / late at night. How's the weather in London(参加相手の都市名)?
早朝/深夜に会議に参加いただきありがとうございます。そちらのお天気はどうですか?

海外とのWeb会議の場合は、互いの住んでいる地域の違いにより、季節・気候の話をすると良いでしょう。「やはり寒い/暑いのですね~~」「雨が多い季節なのですね~~」「こちらの天気は~~ですよ」といった感じで当たり障りのない会話で時間が過ぎていくことでしょう。

自己紹介

会議の前には自己紹介もできていると理想的です。

I'd like to introduce ourselves. Here is my boss, Head of 〇〇 group/ General Manager of 〇〇 group, XX. ~~~. And, I am Ponta Yoko, Pleased to meet you.
自己紹介いたします。こちらは私の上司で、〇〇グループの部長のXXです。そして私は洋行ぽNたです。お会いできて光栄です。
Here is my business card. /This is my card. /Here's my card. 
私の名刺です。
Thank you for coming this time. / Pleased to meet you. / It's an honor to see you. 
この度のご訪問ありがとうございます。/お目にかかれてうれしいです。/お会いできて光栄です。

正式な自己紹介の後には、改めて会えたことの感謝を述べるとスマートです。その際、握手をしながら相手の目を見て、”〇〇san”と相手の名前を添えると「国際ビジネスパーソン感」が出ます。(顔と名前を覚えるのに結構重要)

お名前の発音が難しい相手には、このタイミングで名刺を見ながら発音の確認をしておくのも良いでしょう。その際、”Please call me Ponta.” などと、自分への呼称も添えるとフレンドリーな雰囲気を作ることができるでしょう。

参加者の確認

Good morning/ afternoon, everybody. I see all participants are here. Shall we get started?
みなさんこんにちは。参加者がそろっていますね。会議を始めましょうか?

Webの場合は、カメラ投影していないこともあるのでしっかりと参加者を確認しましょう。

Just for confirmation. This side we have XX, YY, ZZ here. How about your side?
念のため、こちらはXX,YY,ZZが参加しております。そちらはいかがでしょうか?

議題・資料の確認

OK, before going into the meeting let us check our documents/ agenda.
では、会議開催前に資料/議題の確認をさせて下さい。
As you can see on the agenda. The meeting is due to finish at 3. and we have 4 agenda, Firstly~~, Secondly~~, Thirdly~~, Lastly~~. If you have questions please feel free to ask here.

議題にありますとおり、会議は3時までで終わることとなっており、4つの議題があります。一つ目は~~、二つ名は~~、三つ目は~~、最後は~~。ご質問があればお願いいたします。

Webの場合:「会議の録音」をする際は必ず冒頭で許可を取りましょう。

I would like to ask your permission for us to record the meeting. this record will be used only for the minutes of the meeting. After the confirmation of the minutes, this record will be deleted.
会議の録音について許可をいただきたく存じます。記録は議事録を取る為だけに使用され、議事録の承認後削除されるものです。

本題に入る <プレゼン等説明>

会議の本題に入りましょう。

会議の冒頭の流れ

We are here today to make a discussion about(on) the issue of ~~
本日お集まりいただきましたのは、~~の問題に関する議論を行うためです。
Based on the documents passed around before the meeting, I will briefly review the events leading up to today's discussion.
会議前に配った資料に基づき、本日の議論に至るまでの経緯を簡単に振り返ります。
Does anyone have any comments to this review? If nobody has anything to add , I will move on the discussion item No.1 
この振り返りに関してコメントや質問はありませんか?何か付け足すことが無ければ議論項目の1つ目に移りたいと思います。

説明を求める/開始する

First of all, I would be happy to hear from your side regarding this material.
まずは、この件に関するあなた方からのご意見をお伺いできると幸いです。
Let us begin, by stating our thoughts on the matter.
まず我々がこの件に関して考えていることを述べます。
I would like to start our presentations.
我々のプレゼンから始めたいと思います。

討議に入る <意見交換・質疑応答> 

相手の意見を求める

D san, would like to start? Perhaps you have some knowledge on this matter.
Dさん、あなたからご発言を開始いただけますか?おそらくあなたはこの問題に関して知識をお持ちでいらっしゃいます。
L san, I would like to have your opinion to this point as you have an experience in the broadcast field. 
Lさん、この点に関して、報道分野のご経験をお持ちである為あなたの意見をお聞かせいただけますか?

発言の機会を求める

May I add something to D san’s point? / Could I say something?
Dさんの点に補足してもよろしいでしょうか? / 少しよろしいですか?

相手の発言を支持する。

I see what you mean. It is good point.
おっしゃることがわかりました。良いポイントだと思います。

聞き直す場合

Would you please say that again? / I beg your purdon?
もう一度おっしゃっていただけませんか?
Could you please say it again slowly?
もう一度ゆっくりと言っていただけませんか?

賛成・反対の表明

賛成の意見を述べる場合

I agree with your idea. / I'm following your position. / Your point is quite reasonable and we can agree with that.
賛成です。/ あなたの立場に従います。/ あなたのおっしゃることは大変筋が通っており、我々は完全に同意できます。
I completely agree with your point.
あなたのおっしゃる点に完全に賛成です。
Basically, I suppose your point is right, but the technical issue should be solved first.
基本的にあなたのおっしゃることは正しいように思えます。しかし技術的問題がまず解決されなければなりません。

反対の意見を述べる場合

できるだけ即否定の表現は避けましょう。また、反対の「理由」は必須です。

I see your point, but I can’t fully agree with your idea because~~.
ポイントは理解しました。しかし、あなたの意見に完全には同意できません。なぜなら~~
As we mentioned in the previous meeting, our boss does not agree that point because~~.
前回の会議でも述べた通り、我々の上司はその点に関して賛成していません。なぜなら~~
I understand your position, but it is difficult for us to follow you since~~.
あなたのお考えは理解します。しかし、我々があなたのお考えに従うことはできません。なぜなら~~

決議の実施

決議を取る

If you don't have anything to add to the discussion we had today, let us move on to the vote.
今日の議論に何も付け加えることがなければ、投票に移りたいと思います。
Decisions on this agenda item will be made by majority vote. The meeting is ensure d that a quorum is present to take a vote.
この議題の決定は、多数決によって行われます。会議は、投票を行うための定足数を満たしていることを確認します。
For item No.1, would you please start from XX san in clockwise to vote?
議題1に関して、XXさんから初めて時計回りに投票いただけますか? 

決議の結果を伝える

The motion has been carried/ rejected. 5 for, 3 opposed (3 for, 5 oppsoed), 1abstention.
動議は可決/否決されました。賛成5,反対3(賛成3、反対5)棄権1です。

会議の終了

I think we are close the agreement on this point.
この点に関して合意に近づいていると思います。
Now we have covered all agenda.
全ての議題を終えました。
Is there any other business?
他に話すべき事項はありますか?
At the end of today's discussion, I would like to go through what we have agreed.
今日の議論の終わりに、我々の合意した事項の振り返りを行いたいと思います。
For the wrap up of the meeting, let me summarize what we have said so far.
会議のまとめとして、我々が本日議論した内容を要約します。
I will send you a minutes in a few days.
数日以内に議事録を送付いたします。
It was fruitful meeting. I'm looking forward to see you in London next time.
実り多い会議でした。次回、ロンドンでお会いできることを楽しみにしています。 
Then, let us move to the restaurant for our dinner.
それではディナーのためレストランへ移動いたしましょう。

英語の会議で気を付けること

使えるフレーズをできるだけ事前に覚える・反復練習するべし

日本語の会話ならまだしも、英語での会議では慣れない英語で話すわけですから大きな負荷がかかります。会議の目的は英語で喋ることではなく、会議の成果を得ることです。

少しでも楽に喋れるようにフレーズを複数パターン用意し、口をついて出るレベルまで反復練習しましょう。

羞恥心を捨てるべし

大人数の会議であればあるほど、自分の英語レベルが気になることってありますよね。慣れない英語を話す中、恥ずかしさを覚えることもあると思いますが、、、

「会議の成果」にコミットするためには”英語が上手に喋れない”マインドセットではいけません。
堂々とした立ち振る舞いで、いましょう!

大きなコツは、「会議前のスモールトーク」、「自己紹介」等で相手方と事前に打ち解けておくことです!打ち解けた相手ならば、恥ずかしさを覚えずに会議に入ることができますね。

落ち着いてゆっくりと話すべし

羞恥心とも関係しますが、緊張しがちな会議では早口となることもあるかと思います。

せっかく喋る英語ですので、相手にしっかりと伝わっているかを意識しながら、「ゆっくり」と「落ち着いた声」で喋りましょう。

また、伝わる英語のコツは、会話の中に「ディスコースマーカー」を作ることです。

「ディスコースマーカー」とは、簡単にいえば「目印」にあたるもの。以下のような例があります。
これらを使って、会話の流れを意識しながら英語をしゃべると相手への伝わりやすさがグッと上がりますよ!

But/ However / Yet / Although / Though
しかし
For example / For instance / Such as
例えば~ / ~のような
Therefore / As a result / Thus / Then
それゆえ / 結果として / であるため
Also / Besides / In addition to / Furthermore / What is more
~また / 加えて / さらに / 加えて

まとめ

以上、英語の会議で使えそうなフレーズを集めてみました!
実際の会議ではいろいろな流れが出てくるとおもいますので、まずは上記のような簡単なフレーズから覚えて、自分なりに会議の中で使っていく中で変更を加えていってみましょう!

ぽNたでした~!

初めて「ロンドン洋行三人ものがたり」を読んでくださった方へ

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